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中小企业如何选择OA办公系统?这六点千万不要忽视!

为了提高企业的办公效率,越来越多的企业开始引进OA办公系统,但想要选择一款适合自己的OA办公系统却不是一件简单的事情。个人认为,企业在选择OA系统时,最需要考虑以下几个问题:

一、功能需求

功能需求常常是OA系统选型的第一个衡量指标,但市面上的OA产品功能看似大同小异。OA选型应该立足于企业自身的需求,选型可以考虑由业务或管理人员、技术人员并行,功能方面由前者把关、技术方面由后者把关,左右两手一起抓,两手都要硬。既能满足现实业务和管理的需求,又拥有先进开发技术的OA产品,才是好产品。

二、安全性

OA系统安全性是由综合的因素决定的,包括硬件、网络、数据、应用、管理等多个方面,在实际操作中可根据不同的等级和需要进行不同投入或配置,但这里我们重点讲的是软件自身的安全保障和数据安全。

三、使用操作是否简单方便

由于中小型企业信息化较弱,IT人才缺乏,员工计算机水平普遍不高,加上oa的应用是面向大多数人员的,必须能够被全员所接受,被全员所喜爱。所以需要易用性较强的OA软件,以方便员工实施和公司推广。另外,引入的OA办公系统在维护管理方面也需要更加的简单方便、技术难度低。

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四、稳定性和成熟度

一个运行成熟和稳定的OA系统不仅能够提升用户体验,同时能够大大降低系统维护的成本,增强使用者对OA系统的信心。稳定性可以从系统的错误率、运行故障等方面进行评估,成熟度可以从功能模块的深入程度,系统对需求的适应性等进行评估。

五、综合考虑实施成本

很多企业在选择办公软件的时候,之看到了软件本身的成本,却没有看到软件实施过程中所涉及到的各种其他成本,例如硬件成本、服务成本以及后期的维护成本、二次开发成本、数据集成成本等。所以,在选择时,一定要综合地考虑成本问题。最好是可以跨平台和集成,可以随着企业的发展,不需要重新定制开发,而是可以在原有的基础上扩展即可。

六、可维护性

用户的部门、岗位、权限、业务流程、业务规则等会因为多种因素发生变化,而这些常见的变化和调整最好的方式是由OA系统中提供维护功能,并由最终用户自行处理。OA系统拥有良好的可维护性,降低了对软件厂商的依赖程度,提升了软件的适应性、降低了系统的维护成本。

 

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