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数据复制和HubSpot:处理重复项及其对您业务的影响

防止此问题再次发生?

对于使用多个平台管理数据的任何公司而言,重复数据是一个严重问题。当将记录的精确副本创建为同一数据库中的不同条目时,就会发生这种情况。

当您将HubSpot与新平台集成或手动导入记录时,您很可能至少会遇到一些数据重复,尽管HubSpot确实有一些重复的数据检测系统。这就是Insycle介入的地方.Insycle是一种现代数据管理工具,可帮助营销人员在HubSpot和其他平台上组织和清理他们的数据

在使用HubSpot和Insycle处理重复项之前,首先要认识到重复项的负面影响非常重要,这取决于它们的数量和发生的位置。 CRM记录中的重复项(例如HubSpot中的联系人,公司和交易)不是平等创建的,并且每个都有自己关注的问题。

Experian的一项研究发现,多达94%的组织怀疑他们的客户和潜在客户数据可能不准确。据专家介绍,没有数据质量举措的公司,重复率在10%-30%之间并不少见。这些重复记录可能以各种方式影响公司并导致可衡量的成本。

为什么重复数据是有害的
我们之前都处理过重复数据。无论我们是通过数据导入功能将其自身上传到我们的CRM还是错误地手动创建第二个条目,数据都是由公司外部的来源输入的,或者数据是从绕过数据验证规则的不同源系统集成的。

重复数据很昂贵。根据数据仓库研究所的研究,数据质量问题每年使美国企业损失超过6000亿美元。

成本和生产力损失
与数据重复相关的成本高于您的想象。根据重复记录的存在位置,成本可以真正叠加。例如,当使用相同的营销材料多次联系客户时,营销数据库中的重复客户记录可能会影响预算。

还有与生产力损失相关的成本。必须识别和处理数据库中具有多个记录的客户的客户服务代表对双方来说都是一个耗时且令人沮丧的情况。由于数据重复而多次呼叫同一客户的销售代表也会看到他们的生产力受到阻碍,并且可能会使所有这些电话的客户烦恼。

在一个例子中,达拉斯儿童医疗中心与外部公司合作,帮助他们清理重复数据。当他们第一次开始参与时,达拉斯儿童医疗中心的数据重复率达到惊人的22%。该公司帮助他们将重复率降至0.2%。后来的一项研究显示,每份重复记录的平均成本为96美元。初始数据复制率为22%,很容易看出这些成本如何迅速增加。

缺乏单一的客户观点
CRM系统的目的是为您提供单一的客户视图,帮助您更好地管理与每个客户的交互。在您的数据库中拥有多个客户记录使得单个客户视图无法实现。拥有大量重复客户记录的公司永远不会清楚地了解他们与这些客户的互动。

如果您无法将您的通信和交易与客户联系起来,那么您就无法通过个性化营销传播诚实准确地与他们交谈。更糟糕的是,您的销售代表可能会与他们通话并被误导他们与贵公司的历史。

浪费的营销预算
为您的客户提供多个重复记录可以很快地影响您的营销预算。如果您有一个客户的五条记录并且计划通过直接邮寄发送目录,您将五次将目录发送给同一客户。这对印刷和邮资成本造成巨大浪费。现在想象一下,在所有营销活动中都存在同样的浪费 – 很容易看出这些成本如何随着时间的推移而迅速增加。

营销数据库中的重复客户记录是数据复制如何为公司带来成本的一个非常直接的例子。由于存在大量数据完整性问题,因此无法保证您的营销数据能够准确反映您的营销活动的有效性,从而阻碍决策制定。

苦难的品牌声誉
重复的数据记录可能会损害您的品牌声誉。这是一个例子:如果您的数据库中有一个客户列出了5次,您可能会意外地向他们发送相同的营销材料5次。如果错误被忽视,他们可能会多次收到许多通信。过度

您是在处理HubSpot中的重复数据记录而不确定如何防止此问题再次发生?

对于使用多个平台管理数据的任何公司而言,重复数据是一个严重问题。当将记录的精确副本创建为同一数据库中的不同条目时,就会发生这种情况。

当您将HubSpot与新平台集成或手动导入记录时,您很可能至少会遇到一些数据重复,尽管HubSpot确实有一些重复的数据检测系统。这就是Insycle介入的地方.Insycle是一种现代数据管理工具,可帮助营销人员在HubSpot和其他平台上组织和清理他们的数据

在使用HubSpot和Insycle处理重复项之前,首先要认识到重复项的负面影响非常重要,这取决于它们的数量和发生的位置。 CRM记录中的重复项(例如HubSpot中的联系人,公司和交易)不是平等创建的,并且每个都有自己关注的问题。

Experian的一项研究发现,多达94%的组织怀疑他们的客户和潜在客户数据可能不准确。据专家介绍,没有数据质量举措的公司,重复率在10%-30%之间并不少见。这些重复记录可能以各种方式影响公司并导致可衡量的成本。

为什么重复数据是有害的
我们之前都处理过重复数据。无论我们是通过数据导入功能将其自身上传到我们的CRM还是错误地手动创建第二个条目,数据都是由公司外部的来源输入的,或者数据是从绕过数据验证规则的不同源系统集成的。

重复数据很昂贵。根据数据仓库研究所的研究,数据质量问题每年使美国企业损失超过6000亿美元。

成本和生产力损失
与数据重复相关的成本高于您的想象。根据重复记录的存在位置,成本可以真正叠加。例如,当使用相同的营销材料多次联系客户时,营销数据库中的重复客户记录可能会影响预算。

还有与生产力损失相关的成本。必须识别和处理数据库中具有多个记录的客户的客户服务代表对双方来说都是一个耗时且令人沮丧的情况。由于数据重复而多次呼叫同一客户的销售代表也会看到他们的生产力受到阻碍,并且可能会使所有这些电话的客户烦恼。

在一个例子中,达拉斯儿童医疗中心与外部公司合作,帮助他们清理重复数据。当他们第一次开始参与时,达拉斯儿童医疗中心的数据重复率达到惊人的22%。该公司帮助他们将重复率降至0.2%。后来的一项研究显示,每份重复记录的平均成本为96美元。初始数据复制率为22%,很容易看出这些成本如何迅速增加。

缺乏单一的客户观点
CRM系统的目的是为您提供单一的客户视图,帮助您更好地管理与每个客户的交互。在您的数据库中拥有多个客户记录使得单个客户视图无法实现。拥有大量重复客户记录的公司永远不会清楚地了解他们与这些客户的互动。

如果您无法将您的通信和交易与客户联系起来,那么您就无法通过个性化营销传播诚实准确地与他们交谈。更糟糕的是,您的销售代表可能会与他们通话并被误导他们与贵公司的历史。

浪费的营销预算
为您的客户提供多个重复记录可以很快地影响您的营销预算。如果您有一个客户的五条记录并且计划通过直接邮寄发送目录,您将五次将目录发送给同一客户。这对印刷和邮资成本造成巨大浪费。现在想象一下,在所有营销活动中都存在同样的浪费 – 很容易看出这些成本如何随着时间的推移而迅速增加。

营销数据库中的重复客户记录是数据复制如何为公司带来成本的一个非常直接的例子。由于存在大量数据完整性问题,因此无法保证您的营销数据能够准确反映您的营销活动的有效性,从而阻碍决策制定。

苦难的品牌声誉
重复的数据记录可能会损害您的品牌声誉。这是一个例子:如果您的数据库中有一个客户列出了5次,您可能会意外地向他们发送相同的营销材料5次。如果错误被忽视,他们可能会多次收到许多通信。

在5个活动的过程中,您可能会意外地与客户联系25次。

这看起来不专业,可能会损害你在客户眼中的声誉。根据Gartner的一项研究,多次使用相同材料的恼人客户会导致潜在收入减少25%。

此外,数据复制很少仅限于少数客户。如果您有严重的重复数据问题,那么您的联系人列表中的较大比例可能会损害您的品牌声誉。

脱节的客户服务

重复的记录也会妨碍您提供令人满意的客户服务体验。如果一个客户打电话来,如果您必须挖掘多个重复的记录才能找到正确的配置文件,那么解决问题就困难得多。

他们的客户ID可能与您在数据库中搜索他们时显示的客户ID不同。有时,重复的记录会丢失一些信息,这可能会导致记录看起来像“主”记录,但其中缺少数据。

重复的数据不仅使您的团队内部更加努力。对您的客户来说,这也是一种令人沮丧的体验。当一个客户支持代表看到的信息与上一个客户支持代表看到的信息不同时,他们可能会被迫多次打电话来解决单个问题,或者感到沮丧,因为他们可能看到的信息不同。这种挫折感可以建立并导致客户转向能够提供更一致的客户体验的竞争公司。

存储成本

根据存储的数据类型,数据存储成本可能很高,重复记录可能占用大量存储空间。虽然您不希望CRM记录被复制成百上千次,但请考虑公司可能存储的其他类型的数据。

考虑电子邮件附件。假设您的公司中有100个人发送了1 MB电子邮件附件。在数据库中保存了100个附件实例后,总共需要100 MB的存储空间。通过重复数据消除删除重复条目,只需要存储附件的一个实例,从而总共占用1 MB的空间。

这适用于任何可能多次保存、更改或迭代PowerPoint文件、Word文档和PDF的业务资产。使用严格备份策略存储大量数据的公司可以看到多达80%的公司数据重复。

效率低下和错失机会

同一个客户有多个记录,不管原因如何,都会导致团队浪费时间和混乱。最终,会犯错误,你的团队成员会在信息不完整的情况下继续前进。

如果两个销售人员与同一个人交谈并在CRM中为他们创建记录,然后他们与客户服务代表接洽,那么销售代表应向哪个记录添加交互说明?下一个代表会选择正确的记录,还是会在重复的记录中添加注释?如果一个客户有两个以上的重复记录,您的团队可能会在找到正确的数据输入之前筛选大量数据。

这只是重复数据如何导致效率低下的一个例子,但这些问题将出现在组织中的所有部门中。销售代表可能会多次联系潜在客户,或将其记录在错误的客户记录中。营销团队可以多次向潜在客户发送相同的材料,或者继续向已经成为客户的人发送营销材料。

如果您的员工一直遇到这些问题,他们可能会对内部数据失去信心,这只会进一步加剧问题。这种信心的缺乏会导致员工走捷径,更多的人为错误,Experian发现这是导致组织中数据准确性问题的主要原因:

什么是重复数据消除?

重复数据消除是指用于消除数据库中冗余数据的一系列技术和策略。在成功的重复数据消除活动中,会删除记录的额外副本,只留下一个有问题的记录副本。

重复数据消除系统分析字节模式以识别同一记录的重复副本。通常,额外的副本被合并或删除,并替换为路由回剩余永久记录的引用。

为贵公司提供的最佳重复数据消除解决方案取决于您使用的平台和收集的数据类型。对于Hubspot用户,该平台内置了重复数据消除功能,以帮助限制重复数据。

Hubspot如何处理重复数据消除?

Hubspot具有联系人和公司记录的自动重复数据消除功能。虽然在Hubspot数据库中出现重复记录有很多种方法,但也有一些方法可以减少数据ISS。

e-以多种方式复制联系人:

联系用户令牌重复数据消除

用户令牌是Hubspot在访问您的网页并加载Hubspot跟踪代码时存储在网站访问者浏览器中的cookie。hubspot使用usertoken反复制联系人记录,然后评估该记录是否应与现有联系人记录合并。

例如,如果一个用户访问您的站点并在其浏览器中填写表单,然后另一个访问者使用同一台计算机和浏览器提交同一个表单,这两个记录将共享同一个用户令牌。在这种情况下,Hubspot的默认操作是覆盖第一次提交时记录的信息,并对第二次提交表单时发送的信息进行优先级排序。但是,如果第二次提交的电子邮件地址与Hubspot中的现有联系人匹配,则将使用新数据更新匹配记录。

联系人电子邮件重复数据消除

Hubspot通过匹配的电子邮件值提供自动联系人重复数据消除。如果存在与添加到系统中的新联系人具有相同电子邮件地址的联系人,则新的联系人信息将应用于已存在的记录。

公司域和URL重复数据消除

Hubspot还为公司记录提供自动重复数据消除功能。在系统中输入新的公司记录时,hubspot将扫描具有匹配公司域名的记录,并将用新信息附加任何现有记录。如果记录不包括公司域名,则系统将尝试将网站URL属性值与现有记录匹配。导入两个值都为空的记录可能会导致重复的公司记录。

虽然这些功能对于限制Hubspot帐户中的重复数据确实很有用,但重复数据记录仍可以通过多种方式进入系统。

从已经包含重复项、人为错误或缺少值的条目(例如,当记录没有电子邮件且只有电话号码)的其他系统导入数据可能会导致Hubspot的自动重复检测系统丢失重复条目。此外,Hubspot还存储有关交易、任务、销售和客户支持的记录,这些记录都可能经历重复,但没有内置的重复数据消除控制。

InCycle如何帮助处理重复的Hubspot数据

对于重复数据滑过Hubspot内部控制的情况,InCycle将提供帮助。我们的系统旨在帮助公司在多个平台上组织、清理和更新数据,包括Hubspot,从一个方便的解决方案。

如果您使用Hubspot并与重复记录作斗争,我们的平台可以提供以下几种帮助:

识别并合并重复的公司和联系人

当Hubspot的内部检测系统偷偷复制公司和联系人记录时,InCycle将帮助您快速捕获它们。我们的系统通过允许您按Hubspot系统中的任何字段匹配,自动检测可能是重复联系人或公司的内容。然后,您可以选择删除或合并重复记录。

在InCycle中合并重复记录很简单。选择要用于查找重复记录的字段,然后选择两个重复条目:

然后,单击合并按钮,所有相关字段将重新分配给主记录,包括相关记录,如活动、任务和调用。只需单击几下,就可以合并重复记录,而不会丢失任何数据,因为您还可以为每个字段选择要保留的值。

与导入匹配的智能记录

造成数据重复的最大原因之一是从另一个平台导入数据。该平台上已经存在重复记录,或者导入将创建Hubspot的内部重复数据控制未检测到的新记录。

InCycle通过智能记录匹配解决了这个问题。我们的系统允许您以交互方式匹配、验证、映射、编辑和筛选数据导入,确保您从不导入重复数据。您可以选择任何字段来搜索匹配的数据,并以交互方式将csv列映射到Hubspot字段。无论您是导入全新条目还是更新数据库中的现有条目,我们的智能记录匹配都有效。

查找并修复缺少的值

由于内部Hubspot重复数据消除系统使用特定字段来匹配重复条目,缺少字段值的记录可能导致重复数据。如果您有不完整的联系人或公司数据,InCycle可以帮助您识别和修复它。我们的拖放系统可以很容易地找到缺少值的字段。然后,您可以使用我们的内联Excel样式编辑器用正确的数据填充空字段。

从重复的Hubspot数据中释放自己

对于任何团队来说,重复数据都是一个巨大的问题。这会很快导致不满意的前景、浪费的预算和失去生产力。内部控件有助于捕获和限制重复条目,有时重复记录可能会滑过裂缝。inscycle可以帮助使用hubspot的公司可靠地捕获和合并重复的记录并导入数据,而不用担心。

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